چگونه بهره وری کارمندان را افزایش دهیم؟

نسیم آنلاین : در هر شغلی که فعالیت می ­کنید، شرکت شما برای رشد و پیشرفت به نیروی انسانی نیاز دارد. کارمندان و پرسنل سازمان، بزرگترین دارایی یک شرکت محسوب می­شوند و به عنوان یک مدیر بسیار مهم است که اطمینان حاصل کنید که ساعات کاری کارمندان شما به شکل مناسبی استفاده می ­شود. یک مدیر باید زمان حضور و غیاب کارمندان در سازمان را به طور موثر مدیریت ­کند تا موجب افزایش بهره­ وری کارکنان و در نهایت عملکرد بهتر سازمان گردد.

اهمیت مدیریت حضور و غیاب نیروی انسانی

امروزه مدیریت حضور و غیاب نیروی انسانی سازمان یک فعالیت مهم برای مشاغل محسوب می­شود و اطلاعات مهمی را برای سازمان فراهم می­کند. پیگیری حضور و غیاب کارکنان موضوع مهمی برای مدیریت بهینه عملکرد آن‌هاست، زیرا به چندین فعالیت مرتبط با منابع انسانی مانند ساعات عملکرد کارکنان، حقوق و دستمزد، انگیزش منابع انسانی و غیره ارتباط پیدا می­کند.

بدون وجود سامانه حضور و غیاب در سازمان، پیگیری و نظارت بر حضور پرسنل برای بخش منابع انسانی دشوار خواهد بود و این عدم نظارت موجب از بین رفتن عملکرد مناسب در سازمان می­شود. به عنوان مثال آمارها نشان می­دهد 80 درصد از کارکنان در شغل خود دست به سرقت زمان می­زنند. سیستم نظارت بر حضور کارکنان کمک می­کند تا اطمینان حاصل شود کلیه کارمندان وظایف خود را به خوبی انجام می­دهند.

به هر حال در هر سازمانی تعداد معدودی از کارمندان هستند که دیر به سر کار می­روند و تمایل به ترک زودتر از موعد محل کار دارند. وجود نرم افزار حضور و غیاب کارکنان به بخش منابع انسانی کمک می­کند تا ساعات کاری مفید افراد مختلف مشخص شود.

معایب سیستم حضور و غیاب سنتی

این امکان وجود ندارد که یک سرپرست بر ساعات کاری کل کارمندان خود نظارت داشته باشد. به هر حال یک سرپرست وظایف مختلفی در سازمان دارد و این موضوع موجب می­شود نتواند کل زمانش را برای نظارت بر کارکنان بگذارد. حتی اگر یک سرپرست بتواند بر زمان کاری کل کارکنان نظارت داشته باشد در نهایت تبدیل به یک مدیر دیکتاتور و مستبد برای آن‌ها می­شود که این موضوع مشکلات و مسائل دیگری در زمینه ارتباط با کارکنان و عملکرد مطلوب نیروی انسانی به وجود می­آورد.

به خاطر رفع این مشکلات برخی سازمان­ها از دستگاه حضور و غیاب سنتی استفاده می­کنند اما این موضوع هم مسائل خاص خود را به همراه دارد. به عنوان مثال این احتمال وجود دارد که کارکنان به جای هم در دفتر کاری حضوری بزنند و می­تواند زمینه ­ساز رفتارهای نابهنجاری در سازمان شود. سیستم سنتی حضور و غیاب موجب می­شود هر زمان که کارکنان تاخیر در ورود دارند با ارسال پیام یا تماسی با همکار خود تقاضای حاضری زدن داشته باشند. همچنین کارکنان یا افراد دیگر به علت مشکلات شخصی می­توانند اطلاعات حضور دیگران را به راحتی تغییر دهند.

شیوه سنتی حضور و غیاب بر کارایی و روحیه کارکنان نیز تأثیر می­گذارد. پر کردن ساعات کاری روزها یا هفته ­ها و شرح دقیق آن­ها و گذاشتن زمان زیاد برای پر کردن فرم ­های کاغذی بخشی از تمرکز کارکنان در کار را می­گیرد. همچنین کارکنان نگرانی ­هایی در مورد دستکاری اطلاعات و عدم دقت مناسب در محاسبه زمان و پرداخت درست حقوق خود دارند.

مزایای استفاده از سامانه حضور و غیاب آنلاین

نظارت بر حضور افراد در شرکت و وجود اطلاعات درست در زمینه مدیریت زمان کارکنان بسیار مهم است. استفاده از اپلیکیشن حضور و غیاب آنلاین دینگ می­تواند باعث صرفه جویی در زمان کارکنان و مدیران و کاهش خطاهای انسانی در هنگام محاسبه میزان حضور و غیاب نیروی انسانی ­گردد. استفاده از سامانه حضور و غیاب به دلایل زیر موجب بهبود عملکرد و کارایی کارکنان سازمان می­شود.

1. رضایت و افزایش بهره وری کارمندان

اگر کارکنان سازمان رضایت و انگیزه داشته باشند، بیشتر و بهتر کار می­کنند؛ در نتیجه پیشرفت چشمگیری در بهره ­وری سازمان رخ خواهد داد. سامانه حضور و غیاب آنلاین ، با شفافیتی که در سازمان ایجاد میکند به افزایش رضایت کارکنان سازمان کمک می­کند. کارمندان با روحیه بهتری به انجام وظایف خود می­پردازند، زیرا سامانه حضور غیاب زمان و میزان حضور و درنتیجه محاسبه پرداخت دقیق را برای کارکنان تضمین می­کند.

نظارت و مدیریت حضور به صورت سنتی می­تواند یک امر وقت گیر و پر زحمت باشد. بررسی فرم­های کاغذی، برنامه­ریزی دستی، مجوز مرخصی و اضافه کار و ایجاد لیست حقوق و دستمزد به صورت سنتی وقت زیادی از پرسنل سازمان میگیرد. حذف کارهای زائد و زمان­بر کارکنان با سامانه حضور و غیاب آنلاین موجب ارتقای رضایت کارکنان و افزایش بهره وری آنان می­گردد.

1. کاهش خطاها و صرفه جویی در هزینه

انسان­ها مستعد خطا کردن هستند؛ حتی اگر دستگاه­ های محاسباتی را نیز در اختیار داشته باشند، همیشه این احتمال وجود دارد که در هنگام ثبت زمان حضوری کارمند اشتباهی صورت گیرد. سیستم حضور و غیاب آنلاین یک روش مدرن الکترونیکی و رایانه­ای برای نگهداری و ارائه صحیح سوابق کارمندان است. سوابق کارکنان با اطلاعات مناسب در هر زمانی برای مدیران در دسترس است. این امر موجب می­شود بسیاری از هزینه­ های حسابداری سازمان کاهش پیدا کند و مدیران بتوانند با توجه به اطلاعات صحیح، به­ هنگام و در دسترس، بهترین تصمیمات را برای سازمان، سیاست­ها و فرآیندهای آن در نظر بگیرند. مدیران فقط با چند کلیک، می­توانند گزارش­ های دقیقی را در مورد ساعات کار، غیبت، اضافه کاری و گزارش خلاصه ماهانه کارکنان دریافت کنند.

1. تقویت امنیت و توجه به حقوق کارکنان

افزایش تعداد افرادی که به اطلاعات کارمندان دسترسی دارند، شانس بیشتری برای دستکاری و تحریف اطلاعات به وجود می­آورد. اگر از نرم افزار حضور و غیاب آنلاین استفاده می­کنید، دیگر نگرانی درباره امنیت اطلاعات کارمندان خود ندارید. به عنوان مثال سیستم ­های بیومتریک بسیار مطمئن و ایمن هستند؛ به‌خصوص برای سازمان­هایی که امنیت یکی از دغدغه های اصلی سازمان محسوب می­شود اما سامانه حضور و غیاب آنلاین بهترین روش برای محافظت از اطلاعات افراد و اجرای عدالت برای کارکنان سازمان است.

طبق سیاست­های شغلی، هر کارمند حق داشتن تعطیلات، مرخصی و دریافت اضافه کار دارد. وظیفه کارفرمایان این است که اطمینان حاصل کنند که کارکنان آنها از استراحت کافی برخوردار می شوند تا با استرس و فشار کاری کمتری به انجام وظایف خود بپردازند؛ سامانه حضور و غیاب آنلاین شرایط مطلوبی برای توجه به این امر فراهم می­کند. همچنین کارکنان می­توانند انتقادات و پیشنهادات خود در زمینه حقوق شغلی را بسیار راحت و از طریق این سامانه انتقال دهند و در مورد وظایف و عملکرد خود، بازخورد دریافت کنند.

جمع بندی و نتیجه گیری

از گذشته تا امروز سازمان­ها به دنبال ابزارها و فناوری­هایی بوده­اند که از طریق آن بتوانند کارکنان خود را بهتر مدیریت کنند و شرایطی را در سازمان خود ایجاد نمایند تا کارمندان کارایی بالاتری از خود نشان دهند. استفاده از سامانه حضور و غیاب آنلاین بسیاری از سازمان‌ها را قادر ساخته است تا حضور کارکنان را دقیق­تر و بهینه ­تر مشاهده کنند و موجب تمرکز بهتر کارکنان در فعالیت­های شغلی دیگر شده است. هر سازمان می­تواند سامانه­ مدیریت حضور و غیاب خود را متناسب با ماهیت کار، خط­مشی­ و نیازهای خود انتخاب کند.

بی شک هر مدیری در هر اندازه سازمانی و در هر طبقه فعالیت مایل است ابزاری در دست داشته باشد که بتواند کنترل تردد، حضور و غیاب و سنجش میزان کارایی و ساعات حضور در محل کار کارکنان خود را بداند و در لحظه بررسی نماید، در پروژه های مدت دار و زمانهای محدود برای ارایه پروژه نهایی این میزان دقت و سرعت در مشاهده وضعیت به کارفرماها کمک می کند تا با احتساب نفر ساعت در اجرای پروژه ها تصمیمات چابک تر و انتخابهای بهتری نسبت به سایر مدیران هم رده در داخل سازمان یا خارج از سازمان و رقبا داشته باشند. امروزه ابزارهای آنلاین کنترل تردد و اپلیکیشنهای حضور و غیاب به کمک مدیران آمده اند تا بتوانند این چابکی را در همه بخشهای مدیریت خود وارد کنند.

برای اطلاع در رابطه با سیستم های حضور و غیاب آنلاین، هزینه و نحوه ی عملکرد نرم افزار حضور و غیاب می توانید به وب سایت سامانه حضور و غیاب دینگ https://dingontime.com/ مراجعه کنید.